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スムースなオフィス移転のポイント

time 2022/09/24

スムースなオフィス移転のポイント

ビジネスが拡大し、広いオフィスに移転するのは、本当い喜ばしい事です。しかし、オフィス移転は大変な作業な上に、経営的側面を考えると、仕事を中断する時間を最短にスムーズな移転作業を行う事が求められます。こうしたスムーズなオフィス移転のポイントを考えてみます。まずは、移転を統括する責任部署を、総務課や施設課に設け、指揮系統を明確にする事が必要です。

その上で、その統括責任部署が、金曜、土曜、日曜、月曜の大雑把な移転スケジュールを組みます。そのスケジュールに合わせて、机や椅子やオフィス家具など社内の各階に集結した荷物を搬出、搬入する段取りを業者と調整したり、移転先の通信回線の設置工事を業者に依頼します。一方で、社内の各部署代表者で移転委員会を構成し、社員に対してスケージュールと段取りを徹底します。特に金曜日の終業後に所定の場所に机や椅子を集結して帰宅する点や月曜日に出勤後に仕事をスムーズに開始できる様に段取りを明確化し、移転委員会を通して社員全員に周知徹底できるようにする事が必要です。

土曜日と日曜日に業者による荷物の搬出と搬入を完了できるようにし、金曜日と月曜日には業者が作業しやすいように、皆で準備できる事を行うと言うはっきりとした分担を決めて作業する事が重要なのです。社員全員が、自分の机内のファイルなどを段ボール箱に移し、それらを一定の場所に移動させる事、また机は新たなオフィスのレイアウト通りに業者に配置してもらい、椅子や段ボールは社員で行う方が、個別の名前との紐付けが必要な作業であり、業者に行ってもらうより効率良く行う事ができるのです。オフィス移転は、業者への支払いを抑える工夫も経費削減のために必要ですが、それ以上に社員の仕事が移転に伴ってストップする時間をいかにすれば最短にできるのかと言う視点がより重要であると言えます。

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